Faire appel à un stagiaire est l’une des nombreuses solutions qui s’offrent à l’auto-entrepreneur dont l’activité se développe ou connaît une hausse. Cette pratique autorisée en auto-entreprise s’effectue dans un cadre réglementaire précis, avec des formalités et exigences à respecter. Simple dans sa mise en œuvre et plus économique, le recrutement d’un stagiaire s’accompagne de nombreux avantages, mais n’est pas sans contraintes. On vous dit tout au sujet des démarches pour prendre un stagiaire en auto-entreprise, vos obligations, ainsi que les avantages et limites liés à cette solution.

Respectez les formalités pour le recrutement d’un stagiaire

En auto-entreprise comme dans les sociétés classiques, le recrutement d’un stagiaire est strictement encadré par la loi. L’objectif étant d’assurer la protection du stagiaire et la sécurité juridique de la relation de travail que vous envisagez de mettre en place pour les besoins de votre activité. Ainsi, pour faire les choses dans les règles, vous devez connaître, respecter les conditions requises et suivre les formalités nécessaires pour prendre un stagiaire.

Ces conditions et formalités portent sur la qualité du candidat au stage, l’acte de recrutement, le nombre de stagiaires autorisés, les conditions de travail et la durée du stage entre autres.

Qui peut être pris comme stagiaire ?

Le candidat au stage doit idéalement être un(e) élève ou étudiant(e) régulièrement inscrit dans un établissement scolaire ou une institution universitaire.

Le nombre de stagiaire que vous êtes autorisé à accueillir

Le seuil en auto-entreprise est fixé à 3 stagiaires maximum. Précisons que cette limitation ne vaut que pour les structures dont le nombre de salariés est en dessous de 20.

L’acte de recrutement du stagiaire

C’est la convention de stage tripartite. Vous êtes tenu de la signer dès l’entame de la collaboration avec le stagiaire. Vous devez la consigner dans un registre dans lequel vous répertoriez vos stagiaires par ordre d’arrivée.

Les conditions de travail à offrir à vos stagiaires

La réglementation préconise l’octroi de conditions de travail décentes à votre stagiaire. Vous devrez dans l’idéal, lui offrir un bureau, du matériel/équipement adapté, un espace de restauration ainsi qu’un accès aux sanitaires entre autres.

Le temps de travail et la durée du stage

L’auto-entrepreneur qui prend un stagiaire est tenu de respecter la durée de travail et les temps de pauses ainsi que le repos hebdomadaire auquel à droit son collaborateur. Quant à la durée du stage, notez qu’elle ne peut en aucun cas excéder 6 mois par année d’enseignement, soit en moyenne 924 heures maximum.

Formalisez votre collaboration avec une convention de stage

La signature d’une convention de stage fait partie des formalités obligatoires lorsque vous souhaitez prendre un stagiaire en tant qu’auto-entrepreneur. Comparable à un contrat de travail passé avec un salarié, cet acte écrit permet de définir les contours de votre collaboration avec le futur stagiaire.

Accord tripartite entre l’auto-entreprise, l’établissement scolaire/universitaire et le stagiaire, la convention stipule les engagements, les avantages et les responsabilités du stagiaire notamment. La convention de stage rédigée doit impérativement comporter certaines clauses obligatoires parmi lesquelles :

Les informations et coordonnées de la micro-entreprise et celles du stagiaire
La durée du stage (dates de début et de fin)
Le temps de travail (en volume horaire)
Le montant de la gratification (éventuellement)
Les objectifs/compétences à acquérir durant le stage
Les différentes missions qui seront assurées par le stagiaire
Les droits ou avantages accordés au stagiaire
Les modalités en cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage

Veillez au respect de vos engagement et obligations réciproques

Une fois la convention de stage conclue et la collaboration amorcée, vous devez veiller au respect de vos engagements réciproques. Conformément à l’accord de stage et à la réglementation en vigueur, l’auto-entrepreneur et le stagiaire ont des obligations précises à respecter

Les obligations de l’auto-entrepreneur

Assurer la formation du stagiaire

En tant que maître de stage, vous avez une obligation de formation à l’égard du stagiaire recruté dans votre micro-entreprise. Vous êtes tenu de former et d’accompagner l’élève ou l’étudiant(e) dans l’acquisition des compétences ou du métier stipulés dans la convention. A cet effet, il est impératif pour vous d’offrir à votre stagiaire des missions cohérentes avec son cursus ou projet scolaire. Et surtout d’aménager une marge de temps allouée à la formation, les échanges et la transmission.

Faire le point avec l’équipe pédagogique du stagiaire

Vous êtes également appelé à évaluer votre stagiaire à travers un formulaire d’évaluation et à faire le point avec l’équipe pédagogique de son établissement.

Offrir des conditions de travail décentes et traiter votre stagiaire avec bienveillance

Vous devez non seulement offrir des conditions de travail décentes à votre jeune collaborateur mais aussi le traiter avec respect et bienveillance. Le dialogue reste l’option à privilégier en cas de souci dans la collaboration et n’hésitez pas à vous référer à son professeur ou à l’administration de son établissement si nécessaire.

Ne pas commettre les interdits

Certains interdits sont à respecter par l’auto-entrepreneur qui prend un stagiaire sous peine de sanction. Plus concrètement, vous devez éviter de recruter un stagiaire pour l’exécution de tâches régulières qui doivent normalement faire l’objet d’un poste de travail permanent. De même, vous ne pouvez pas prendre un stagiaire pour répondre à une hausse temporaire de votre activité. Il est enfin prohibé de faire appel à un stagiaire pour occuper un emploi saisonnier.

L’engagement du stagiaire

Le stagiaire quant à lui s’attelle à respecter les horaires établis par l’auto-entreprise et ce dans la limite de 7 heures par jour. Il est sous votre responsabilité et est tenu, à ce titre, de vous faire un compte rendu de son travail, l’avancement de ses missions entre autres.

Stagiaire en auto-entreprise : les aspects liés à la rémunération

Une particularité du stage en auto-entreprise est qu’il ne donne pas droit à une rémunération ou à un salaire, du moins pas au sens premier du terme. Il est davantage question de gratification pour le stagiaire. Il s’agit d’une compensation financière dont l’octroi et le montant dépendent de la durée du stage.

Quand verser une gratification à votre stagiaire ?

Le versement de la gratification est facultatif pour l’auto-entrepreneur lorsque la durée du stage est inférieure à 2 mois, soit 44 jours à raison de 7h de travail par jour. En revanche, la gratification devient obligatoire pour une période de stage comprise entre 2 et 6 mois. Sa valeur minimale doit être égale à 15% du seuil horaire de la sécurité sociale, soit en moyenne 3.90 €/heure pour 615 € mensuel (en 2020). Bien entendu, vous êtes libre de gratifier votre stagiaire au-delà de ce montant minimal.

Comment est calculé le montant de la gratification ?

Pour déterminer le montant de la gratification à verser à votre stagiaire, vous pouvez simplement calculer le nombre d’heures réelles de travail effectué au cours de chaque mois et arrondir la somme obtenue.

A noter que lorsque vous optez pour le versement de la gratification minimale, vous êtes exempté du paiement de cotisations salariales et patronales. En revanche, si vous allez au-delà du plafond minimal, vous êtes redevables des charges salariales et patronales uniquement sur l’excédent versé, exception faite de l’assurance chômage et de la retraite complémentaire.

Pensez à souscrire des assurances pour protéger votre stagiaire

Il est vivement conseillé, lorsque vous faites appel à un stagiaire, de souscrire à des assurances afin de le protéger contre les éventuels dommages qu’il peut subir ou causer pendant la durée du stage.

En effet, votre stagiaire peut être exposé à des risques et subir des dommages pendant ses horaires de travail, sur le trajet de son domicile vers son lieu de travail et inversement. Dans ce cas, une assurance responsabilité civile est indiquée. Si vous en possédez déjà une, vérifiez si les clauses du contrat vous permettent de l’étendre à votre stagiaire.

Pour ce qui est des dommages pouvant résulter du fait de votre stagiaire pendant le stage, ils sont en principe couverts par sa propre responsabilité civile lorsqu’il est un étudiant de niveau supérieur. Prenez soin de vérifier qu’il possède les justificatifs de cette assurance.

Prendre un stagiaire en auto-entrepreneur : les avantages et les inconvénients

Recourir à un stagiaire est, vous le verrez, une solution qui a de nombreux avantages pour l’auto-entrepreneur. Cela dit, elle n’est pas sans quelques contraintes ou inconvénients.

Les avantages d’avoir un stagiaire en micro-entreprise

Les avantages sont nombreux pour l’auto-entrepreneur et se traduisent notamment en termes de :

Gain de temps : puisque vos stagiaires vous secondent dans vos missions au quotidien, vous avez donc plus grande marge de temps à consacrer aux aspects stratégiques de votre activité par exemple.
Formalités administratives simplifiées : étant donné que le stagiaire n’a pas le statut de travailleurs/salarié, vous êtes épargné de faire une déclaration préalable d’embauche.
Économie de frais : le coût est moindre en comparaison à la rémunération que vous aurez à verser à un salarié. De plus, en choisissant la gratification minimale, vous êtes exempté du paiement des cotisations salariales et patronales.
D’approches et d’idées neuves : le regard et les idées de votre stagiaire ne sont pas négligeables. Ils peuvent vous apporter une vision nouvelle de votre stratégie, sur vos objectifs et modes de travail.

Quels sont les inconvénients en recrutant un stagiaire en micro-entreprise ?

Si contraintes il y en a lorsque vous prenez un stagiaire en auto-entreprise, elles peuvent résider principalement dans les charges financières induites et la durée assez limitée de la collaboration.

En effet, la gratification versée au stagiaire (qu’elle soit facultative ou obligatoire) est une charge non déductible de votre chiffre d’affaires. Ainsi, lorsque vous signez une convention de stage pour une période égale ou supérieure à 2 ans, assurez-vous que vous êtes financièrement capable de supporter la gratification obligatoire due au stagiaire.

Par ailleurs, le recours à un stagiaire est une solution de courte durée. En effet, le stage ne peut excéder une période maximale de 6 mois sur une année. La solution s’avère donc inadaptée pour gérer une croissance durable de votre activité.

Prendre un stagiaire : comment ça marche ?