Vous possédez une entreprise de construction ? Vous vous occupez d’installations, de systèmes de sécurité, d’éclairage, de peinture, entre autres ? Vous savez certainement combien il est important de savoir établir un devis professionnel. Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à établir un devis en bonne et due forme en tant qu’auto-entrepreneur.

Qu’est ce qu’un devis ?

Un devis est un document préparé par un prestataire ou une entreprise qui estime les coûts attendus pour la réalisation de la prestation demandée par le client. Fondamentalement, il s’agit du calcul détaillé de tous les coûts concernant un certain type de travail ou de service, en précisant chaque élément, les matériaux, les heures de travail, le transport, les formalités administratives, etc. Nous verrons plus loin comment faire un devis.

En pratique, un devis peut être considéré comme une proposition de contrat qu’une entreprise, un professionnel ou un artisan présente au client, avec l‘engagement de rester fidèle à ce qui a été déclaré, tant en termes de coûts que de délais (durée de validité, prix unitaire, etc.). Vous pouvez voir cela comme un bon pour accord.

Pourquoi établir un devis ?

Établir un devis avec la plus grande précision et exactitude est très important, et constitue souvent un élément fondamental pour parvenir à un accord avec le client et démarrer un nouveau projet. En effet, dans la plupart des cas, un client potentiel ne décidera de choisir le professionnel idéal qu’après avoir examiné plusieurs devis. L’objectif étant d’identifier celui qui correspond le mieux à ses besoins pratiques et économiques.

Quelles données doivent inclure un devis ?

Un devis professionnel doit toujours refléter ces informations (qui ne sont pour autant des mentions obligatoires) :

Identification fiscale de l’émetteur (fournisseur, entreprise ou indépendant, numéro de SIRET)
Identification fiscale du cocontractant ( client )
Contenu du budget : travaux ou services à effectuer (une brève explication doit être incluse), y compris les matériaux et la main-d’œuvre
Détaillé des prix pour tous les éléments impliqués dans le travail ou service
Le mode de paiement et le délai établi pour celui-ci
Période de validité du devis
Modalités de réclamation et les conditions à respecter pour le service après-vente ( garantie)
Somme globale au paiement : HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables le cas échéant.
Signature et cachet de l’émetteur

Il existe des entreprises qui offrent à leurs clients la possibilité d’ ajouter ou de supprimer des services ou des produits pour personnaliser le prix qui en résulte. Si votre entreprise correspond à cette possibilité, n’ayez pas peur de l’utiliser.

Quelle est la validité juridique d’un devis ?

Une fois accepté, verbalement ou par écrit, le devis devient un contrat exécutoire selon les conditions qui y ont été explicitées. L’acceptation verbale est juridiquement contraignante, mais de nombreuses entreprises préfèrent avoir une trace écrite car elle est plus facile à prouver en cas de conflit.

Plusieurs entreprises introduisent une clause qui leur donne un peu plus de marge de manœuvre au cas où le délai d’exécution sera prolongé sans que le client en soit responsable. Dans de tels cas, cette addition au contrat permet de justifier le tarif journalier après la durée initiale. Il faut également convenir de l’exécution de travaux imprévus qui impliquent un coût plus élevé. L’entrepreneur a toujours le dernier mot.

Distinguer une facture d’un devis

La facture et le devis sont des documents qui permettent au client de savoir ce qu’il devra payer pour les services et les produits, mais ils ne remplissent pas les mêmes fonctions.

Le devis constitue un acte d’information qui traduit l’engagement des deux parties et qui doit être signé avant la prestation de service.

En revanche, la facturation est établie à la fin de la prestation. Elle sert avant tout de document juridique, comptable et fiscal à la fois pour le prestataire et pour le client.

Comment rédiger un devis ?

En réalité, il n’existe pas de formule précise pour établir un devis efficace, qui puisse convaincre le client de signer en première lecture. Cela dit, qu’il s’agisse d’un devis en ligne ou sur papier, il est possible d’étudier la situation et d’essayer d’apporter une réponse adéquate à chaque besoin spécifique.

Les aspects de la rédaction

Un devis doit véhiculer confiance et professionnalisme. Évitez ainsi de choisir une forme trop rigoureuse et d’exagérer la créativité. Il est important de personnaliser le document en fonction du client qui l’a demandé.

S’il s’agit d’un expert par exemple, des termes techniques et des descriptions approfondies peuvent être utilisés. Tandis que pour ceux qui ne connaissent pas les procédures de traitement, il est préférable de préparer un devis dans un langage simple et facile à comprendre.

Dans tous les cas, il est bon de privilégier un langage correct et fluide ainsi qu’une mise en page qui rend la lecture des données plus compréhensible. En utilisant des listes numérotées par exemple et des mots surlignés ou soulignés . Une relecture attentive est très importante pour éviter les fautes de frappe, les erreurs et les oublis.

Les attentes du client

Lors de la réalisation du devis, il est très important de respecter le budget dont dispose le client et d’éviter toute tentative d’aller plus loin, le risque est celui du refus catégorique.

Chacun, lorsqu’il se tourne vers un professionnel pour demander tout type de service, souhaite pouvoir atteindre certains objectifs et, en même temps, résoudre une série de problèmes plus ou moins importants.

Il est impératif d’essayer de comprendre les deux situations et d’évaluer les priorités définies par le client, en étudiant une stratégie appropriée.

Les frais liés à la prestation

Comme c’est presque toujours le cas, lorsque le devis se compose de plusieurs postes, il devient nécessaire de lister les descriptions et les coûts avec la plus grande attention et précision. Veillez à toujours rapporter à la fin le total et les taxes de référence sur la base du régime fiscal en vigueur, les remises et réductions éventuelles.

Il est conseillé d’éviter de formuler des estimations standard, mais de n’apporter qu’une réponse précise à la demande en évaluant combien le client est prêt à dépenser, le timing et les préférences. Toute tentative de variation, qu’elle soit excessive ou courte, pourrait facilement ne pas être acceptée.

Les remises en particulier doivent être mises en évidence, encore mieux si elles ont une date d’expiration, afin d’inciter le client à prendre sa décision plus rapidement.

Une attention particulière doit être portée aux frais supplémentaires, afin d’éviter les malentendus avec le client. Les coûts supplémentaires font généralement référence aux changements et variations que le client peut demander après avoir accepté le devis. Il apparaît nécessaire de l’informer très clairement de la nécessité d’appliquer un surcoût dans le cas de demandes allant au-delà de ce qui a été convenu avec le devis initial.

Les délais

Afin de pouvoir fournir un délai ou une date de livraison pour les travaux décrits dans le devis, il est nécessaire de pouvoir gérer avec précision toutes les différentes phases. Lors du calcul de la date de livraison des travaux, il convient de considérer que le démarrage des travaux n’aura lieu qu’après acceptation du devis par le client.

Si un temps d’attente supplémentaire est nécessaire en raison de la nécessité de trouver du matériel, des informations ou des permis et documents, il est important de le préciser. Cela vous évitera d’assumer des responsabilités qui ne sont pas concurrentes.

Le mode de paiement

Le mode de paiement doit être clair et évident, afin de ne pas provoquer d’erreurs et de retards. Il est important de préciser la méthode préférée, qui pourrait être le virement bancaire, la carte de crédit, le chèque de banque, le paiement via PayPal ou toute autre forme jugée appropriée.

Dans le cas où il s’agit d’une somme assez importante, il est conseillé de proposer un paiement fractionné, en demandant éventuellement un acompte et la possibilité de payer en deux ou trois fois.

Les signatures

Comme mentionné ci-dessus, un devis est une proposition établie pour un seul client, qui devra l’examiner et l’approuver, ou demander à y apporter quelques modifications. A ce titre, c’est le client qui doit apposer sa signature en signe d’acceptation du document. Il est donc important qu’en bas du devis un espace soit réservé pour insérer un cachet ou une signature pour acceptation et, après la signature, pour remettre une copie du document au client.

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