Tenir sa comptabilité en auto-entrepreneur : nos conseils
Quel que soit son statut, le bon fonctionnement d’une entreprise repose sur plusieurs éléments parmi lesquels la comptabilité. Bien que le régime de l’auto-entreprise se caractérise par des formalités allégées, il est également obligatoire de tenir une comptabilité claire et transparente. Pour vous aider dans cette démarche, voici un guide qui recense quelques conseils simples mais essentiels.
Les avantages de la comptabilité en auto-entreprise
La comptabilité est l’un des éléments les plus importants dans la vie d’une entreprise. Elle lui permet d’avoir une vision claire de ses actifs mais aussi de ses pertes et de ses bénéfices. D’ailleurs, en général, une entreprise dont la comptabilité laisse à désirer à toutes les chances de péricliter ou tout du moins d’avoir du mal à se développer. Mais la comptabilité dans les entreprises classiques n’est pas la même que celle d’un micro entrepreneur. En effet, dans les auto-entreprises, les lourdeurs de la compatibilité sont moindres de même que les calculs des charges ou des cotisations sont en général moins complexes.
Ce qui rend beaucoup plus simple la compatibilité dans le régime de l’auto-entreprise, c’est une franchise en base de TVA. Ici, il n’est plus question de calculer la TVA collectée ainsi que la TVA déduite des différents achats professionnels. La déclaration de la TVA est beaucoup plus facile.
Un autre élément qui allège la comptabilité en auto-entreprise. Il s’agit du régime fiscal dans lequel l’auto-entrepreneur n’a qu’une seule déclaration complémentaire à remplir lors de sa déclaration, ce qui donne une imposition simplifiée.
Ces diverses mesures facilitent grandement la vie de l’auto-entrepreneur dans la tenue de sa comptabilité. Ainsi, contrairement aux entreprises classiques, un auto-entrepreneur n’est pas obligé de faire appel aux services d’un expert-comptable, de fournir un bilan de fin d’année d’exercice ou de fournir le compte de résultat. Cependant, il est à noter que ce n’est pas parce que les formalités de la comptabilité d’un auto-entrepreneur sont simples qu’il n’y a pas d’obligations à respecter (comme un compte professionnel dédié par exemple).
La comptabilité d’un auto-entrepreneur : quelles sont les obligations comptables ?
Les obligations liées à la comptabilité d’une auto-entreprise sont généralement très simples. Au-delà de leur côté formel, elles ont pour objectif de tracer un cadre clair et transparent qui aide l’auto-entrepreneur à manager son activité.
La tenue effective du livre de recettes
Un livre de recettes encaissé est un document qui enregistre toutes les recettes encaissées ayant rapport avec les activités de l’auto-entreprise. Il doit comporter un tableau à six colonnes renfermant des informations bien précises qui suivent une chronologie donnée. Ces informations sont entre autres la date exacte d’encaissement des recettes, la référence de la facture et du devis s’il y en a, le nom du client, la nature de la prestation, le montant de la recette et enfin le mode de règlement de la recette.
La forme du livre de recettes est donc au choix de l’auto-entrepreneur. Ainsi, les auto-entrepreneurs ont le choix entre plusieurs formes de livre de recettes à savoir un livre comptable papier qui s’acquiert dans le commerce, un logiciel de comptable spécifique ou un modèle officiel comme celui qu’on peut télécharger sur internet. Vous avez donc le choix entre un document papier ou un format numérique, mais, quel que soit le type de document pour lequel vous optez, toutes les informations doivent figurer dans l’ordre, sans rature ni surcharge.
La tenue d’un registre des achats
La tenue d’un registre des achats est la deuxième obligation dans la comptabilité d’un auto-entrepreneur après la tenue d’un livre de recettes. C’est également un document indispensable pour les micro-entrepreneurs, mais pas pour tous. Il concerne les auto-entrepreneurs qui commercialisent des fournitures, des marchandises et des denrées consommables sur place ou à emporter.
Le registre des achats concerne aussi ceux qui proposent des prestations d’hébergement. Les informations qui figurent sur ce document sont la date de l’achat suivi de sa référence, le nom du fournisseur, la nature de l’achat suivi du montant et le mode de règlement de l’achat. Ce document est non modifiable tout comme le livre de recettes donc sa tenue doit être de façon chronologique, lisible, sans rature et sans surcharge.
L’ouverture d’un compte bancaire
Les micros entrepreneurs ont désormais l’obligation de procéder dans les douze mois qui suivent la création de leur activité, à l’ouverture d’un compte bancaire dédié. Cette obligation est entrée en vigueur depuis 2015 et est toujours d’actualité pour des raisons bien précises. En effet, ce compte leur permettra d’encaisser les différentes recettes, d’effectuer les achats de même que les dépenses ayant rapport à l’auto-entreprise, de prélever leur rémunération, d’avoir des moyens de paiement efficace pour leur activité et d’obtenir un prêt ou un crédit quand le besoin se fera sentir. Donc, l’objectif principal de ce compte bancaire est de faire la part des choses entre les diverses transactions professionnelles et personnelles. Ainsi, le compte bancaire permet de voir beaucoup plus clair dans la comptabilité d’un auto-entrepreneur, par exemple dans la perspective d’un éventuel contrôle fiscal.
Délivrer aux clients des factures
La facture d’achat prouve qu’un client a effectivement payé un produit dans votre entreprise. Cette facture permet aussi aux clients d’effectuer d’éventuels retours en cas de produits indésirables. Ainsi, dans le régime d’auto-entreprise, l’auto-entrepreneur est tenu de remettre des factures à ces clients pour chaque prestation ou vente réalisée. Les factures contiennent des éléments bien distincts qu’il est impératif d’avoir à l’esprit.
Il s’agit de la date d’émission de la facture, le numéro par ordre chronologique, la date d’exécution ou de livraison, le nom du client ainsi que de sa société, son adresse professionnelle, vos coordonnées, votre numéro SIREN, la description détaillée de la prestation et la somme globale facturée. Il est à mentionner aussi que la mention TVA non applicable doit aussi apparaître dans le cas où vous êtes en franchise de TVA.
La tenue de la comptabilité en auto-entreprise : nos conseils
Maintenant que vous savez tout sur les différentes obligations comptables liées au statut d’auto-entrepreneur, il vous faut maintenant savoir comment bien tenir cette comptabilité.
Sans être pour autant trop contraignante, la tenue de cette comptabilité exige tout de même une certaine rigueur et une organisation afin que l’exercice ne devienne pas ingérable ou illisible en cas de contrôle fiscal. Ainsi, pour bien tenir la comptabilité en tant qu’auto-entrepreneurs, voici quelques astuces et conseils que vous pouvez suivre.
Ne jamais perdre les pièces justificatives
Toutes les entreprises se font contrôler par le contrôle fiscal. Mais dans le régime des auto-entreprises, ce contrôle n’est pas aussi fréquent que celui des entreprises classiques. Mais lorsque ce contrôle surgira, vous devrez être en mesure de fournir toutes les factures des 10 dernières années.
Les preuves d’achat professionnel doivent aussi être conservées pour anticiper d’éventuelles déclarations. Seule la présentation effective de ses pièces justificatives peut vous permettre de récupérer la TVA qui vous est due.
Opter pour des outils indispensables pour la comptabilité d’un auto-entrepreneur
La loi anti-fraude entrée en vigueur depuis janvier 2018 impose à tous les professionnels et commerçants assujettis à la TVA, de faire l’enregistrement des divers paiements de leurs clients grâce à un logiciel de comptabilité spécifique. Mais cette loi ne s’applique pas aux auto-entrepreneurs à cause de la simplification des formalités dans la comptabilité d’un auto-entrepreneur.
Toutefois, centraliser sa comptabilité dans un logiciel de facturation peut être très pratique pour un auto-entrepreneur. Cela permet d’assurer une bonne mise en place de comptabilité globale et la tenue de ses différents devis et factures, ainsi qu’un bon suivi des paiements. Aujourd’hui, il existe des outils simples (dont certains gratuits) pour vous aider à gérer votre comptabilité.
Assurer au maximum la protection des documents
Ce sont souvent les documents comptables qui reflètent l’image de l’entreprise. Donc en tant qu’auto-entrepreneur, vous devez sécuriser au maximum vos documents parce qu’une panne informatique, un déménagement ou simplement un contre-temps peuvent largement suffire à vous faire perdre des données importantes. Pour cela, il est recommandé de faire des duplicatas et de numériser les papiers importants afin de les protéger dans un stockage numérique.
Quand on parle de stockage numérique, les toutes premières intentions vont vers les espaces de stockage externe et interne comme les cartes mémoire, les disques durs et autres. Il est à mentionner que ces divers espaces de stockage peuvent aussi être endommagés à tout moment. Il est donc souvent recommandé d’opter pour le stockage sur le cloud afin de minimiser les risques de perte.
Suivre de manière assidue régulière la comptabilité de votre auto-entreprise
Ce n’est pas parce que vous gérez une auto-entreprise qu’il ne faut pas preuve de la même rigueur que celle requise pour une entreprise classique. Ainsi, il est recommandé de rester bien organisé. Par exemple, bien que la déclaration du chiffre d’affaires s’effectue tous les trois mois, mieux vaut ne pas attendre ce délai pour mettre à jour ses factures sans quoi vous risquez fort de vous retrouver vite débordé. Pour éviter ça, la comptabilité d’un auto-entrepreneur doit être effectuée régulièrement dans un temps bien défini. La comptabilité d’un auto-entrepreneur doit également avoir un fond de trésorerie afin d’anticiper les divers flux d’argent et éviter ainsi tout découvert.
De prime abord, gérer la comptabilité d’une auto-entreprise peut sembler facile tant les mesures liées à ce régime particulier semblent simples. En réalité, comme pour n’importe quelle entreprise, un auto-entrepreneur a tout intérêt à observer méthode et rigueur pour s’acquitter sereinement de cet exercice et des obligations qui lui sont liées.
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