Comment faire une facture ?

La facture est un document incontournable dans la sphère commerciale et la vie des entreprises. Soumises à une réglementation bien précise, elles doivent comporter un ensemble de mentions obligatoires pour être conformes. Leur édition et leur conservation sont également rendues beaucoup plus simple grâce aux outils de facturations comme les logiciels en ligne. Si vous souhaitez établir des factures pour vos clients ou prestations de services mais si vous ne savez pas comment faire ni par où commencer, rassurez-vous. Voici l’essentiel de ce que vous devez savoir à propos de la facturation ainsi que les règles pour rédiger vos factures en toute simplicité.

Qu’est-ce qu’une facture et à quoi sert-elle ?

Une facture désigne tout simplement un document commercial, juridique, comptable et fiscal établi par un professionnel ou une entreprise en vue de formaliser et sécuriser une vente ou une prestation de service. Elle comporte une série de mentions obligatoires qui renseigne sur les personnes concernées et les détails de la transaction. 

Établie en 2 exemplaires, la facture est obligatoire pour tout acte de vente ou prestation de service effectué dans le cadre d’une activité professionnelle. Vous êtes tenue de l’établir et la délivrer à votre client quand bien même il ne l’aurait pas spontanément réclamée.

A quoi sert une facture ?

La facturation assure plusieurs fonctions qui justifient son importance et sa raison d’être. Comme nous l’avons dit, une facture remplit avant tout une fonction juridique. En effet, elle sert de preuve ou trace écrite pour la l’acte de vente ou le service réalisé. 

Une facture a également une fonction commerciale puisqu’elle détaille les conditions de la vente ou de la prestation entre le professionnel et son client. 

Enfin, ce document a un rôle comptable et fiscal dans la mesure où il sert de justificatif comptable et de support pour le prélèvement de certaines taxes par le fisc. 

Définissez le support sur lequel établir votre facture

Lorsqu’on souhaite faire une facture pour son client, la première étape consiste à choisir le support sur lequel vous allez la rédiger. De manière générale, vous avez le choix entre 2 grands types supports pour vos facturations : sur papier ou en version électronique. Ils n’offrent pas les mêmes avantages en termes de praticité et de conservation notamment.  

La facture sur papier est le format classique. Dans ce cas, vous pouvez la rédiger à la main ou la saisir sur ordinateur avant de l’imprimer. Quant à la facture électronique, elle est éditée sur un fichier numérique (un PDF généralement), avec des signatures électriques et émise par voie numérique (e-mail, SMS, ou lien sécurisé). L’authenticité de la facture est assurée par l’identification du professionnel ou de l’entreprise qui l’émet. Si vous optez pour un modèle de facture dématérialisée, assurez-vous au préalable que votre client possède un système/équipement compatible pour recevoir sa facture. 

Cela dit, qu’elle soit électronique ou sur papier, il n’y a aucune distinction entre ces deux modèles de factures du point de vue du contenu et des mentions à y inscrire.

Choisissez le type de facture que vous souhaitez réaliser

Une fois le support d’édition choisi, vous devez ensuite déterminer le type de facture que vous souhaitez remettre à votre client. A cet effet, il existe différents types de factures utiles en fonction des situations. Vous devez donc choisir celle qui correspond au cas précis. 

Voici une liste non exhaustive des types de factures que vous pouvez avoir à faire dans le cadre de vos activités :

• Une facture d’acompte ou de provision, lorsque le client verse une partie du montant total en avance
• Une facture de solde, délivrée après le versement final lorsqu’il y a eu un ou plusieurs acomptes avant
• Une facture d’avoir, pour rectifier les erreurs d’une facture initiale ou pour annuler cette dernière lorsque la vente n’a pas pu se faire
• Une facture proforma qui est une facture provisoire, sans valeur légale ni comptable émise pour vos clients souhaitant se faire une idée du coût réel de leur marchandise ou prestations. Elle s’apparente à un devis  
• Une facture récurrente
• Une facture d’avancement

Inscrivez toutes les mentions obligatoires sur la facture

Sur papier ou électronique, une facture en bonne et due forme doit impérativement comporter les mentions obligatoires prescrites par la réglementation, sous peine de sanction. Certaines de ces mentions sont communes à tous les types de factures et les autres complémentaires ou particulières pour des cas spécifiques.   

Les mentions communes à toutes les factures

Voici les mentions générales qui doivent obligatoirement figurer dans vos factures.

1. La mention « facture »

Pour être considéré comme tel, votre document doit obligatoirement faire apparaître la mention « facture ». Elle est généralement placée dans l’en-tête du document.

2. L’identité et les coordonnées du vendeur/prestataire

Vous devez prendre soin de préciser les détails sur l’identité de votre auto-entreprise ou société. Ces informations comprennent notamment :

• Votre nom (en tant que vendeur) ou la dénomination sociale de votre entreprise
• Votre adresse ou le siège de votre entreprise
• Le numéro SIREN et l’instance d’immatriculation et le lieu d’immatriculation. Selon votre activité, il peut s’agir du Répertoire des métiers (RM), du registre du commerce et des sociétés (RCS). Si vous exercez une profession libérale, aucune mention n’est requise, mais vous pouvez ajouter la formule « Dispensé d’immatriculation au RCS et au RM. Inscrivez la mention « SIREN en cours d’attribution » si votre micro-entreprise ou société est en phase de création.
• Votre numéro d’identification TVA, si le montant total de la facture excède 150 €.
• La forme juridique de votre entreprise
• Les informations sur l’état de l’entreprise (en « autoliquidation », en « sous-traitance »…)    

3. L’identité du client ou de l’acheteur

La facture doit également contenir certaines mentions concernant l’identité du client/acheteur du produit ou du service fourni par votre établissement :

• Son nom ou sa dénomination sociale
• Ses coordonnées (adresse ou siège social) 

4. Le numéro de la facture

Ce numéro doit être unique et suivre une séquence chronologique. Il doit figurer sur chaque page, lorsque la facture s’étend sur plusieurs pages. Vous êtes libre d’adopter le système de numérotation qui vous semble le plus pratique et efficace, à condition de respecter l’ordre et la continuité des numéros de facturation.

5. La date d’émission de la facture

La facture doit comporter une date d’émission. En général, elle est émise juste après la réalisation de la vente lorsque le vendeur et l’acheteur se mettent d’accord. Elle peut être émise à la date de livraison dans certains cas. 

En matière de service, la date de facturation est établie après la réalisation de la prestation. Dans le cas des prestations de service longues, vous pouvez, sans attendre la fin des prestations, émettre des factures d’avancement, pour échelonner le paiement    

6. La date de livraison

Il s’agit de la date à laquelle le bien ou la prestation sera livrée. Vous devez le mentionner lorsqu’elle est différente de la date d’émission de la facture.

7. Le numéro intracommunautaire

Ce numéro doit être ajouté lorsque votre client achète depuis l’étranger. Il a pour but de faciliter le paiement lorsque ce dernier est redevable de la TVA dans son pays. Vous pouvez obtenir votre numéro intracommunautaire auprès du SIE (Service des impôts des entreprises) dont vous dépendez.    

8. La désignation et le décompte détaillé de chaque prestation et/ou produit

La facture doit comporter une partie Désignation avec une ligne pour chaque produit ou par prestation. Elle doit également indiquer :

• La nature ou dénomination 
• de chaque produit/prestation
• La quantité
• Les caractéristiques
• Le prix unitaire
• Le prix HT
• Les remises ou réduction éventuelles

9. Le montant à payer

La facture doit mentionner le montant total des services, prestations ou biens facturés en chiffre et en lettre. Il doit également indiquer : 

•  le taux de TVA applicable, 
• le montant HT et le montant TTC lorsque vous êtes assujetti à la TVA. Si vous ne l’êtes pas, vous pouvez vous limiter à donner les montants HT.
  

10. Les réductions ou remises forfaitaires

Cette mention doit être ajoutée lorsque vous avez appliqué un rabais, une ristourne ou une remise forfaitaire sur l’ensemble de la prestation. Vous devez l’indiquer sous le montant total HT.

Les mentions supplémentaires pour les factures entre professionnels

Celles-ci portent pour l’essentiel sur les conditions de paiement et incluent notamment :

• La date limite de paiement : C’est la date d’échéance du paiement. Lorsqu’elle n’est pas mentionnée, votre client a le loisir de payer dans un délai de 30 jours maximum après la livraison du bien ou de la prestation ou 60 jours s’il est à l’étranger. 
• Les pénalités de retard : vous allez indiquer à ce niveau le taux de pénalité en cas de paiement tardif. Lorsque vous ne l’avez pas mentionné c’est le taux en vigueur qui s’applique d’office 
• Les conditions d’escompte : uniquement lorsque vous avez appliqué des remises sur les paiements. Sinon, ajoutez tout simplement la mention « Pas d’escompte ». 
• L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : valable uniquement pour les clients professionnels lorsque ces derniers règlent leur facture après la date d’échéance normale. Dans ce cas, le client doit vous verser une indemnité fixe de 40 €, en plus des pénalités de retard. La formule consacrée est : « En cas de retard de paiement, application de l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40.00 € ». En l’absence de cette mention vous risquez jusqu’à 15.000 €

Les mentions particulières  

Parmi les mentions particulières que vous pouvez avoir à inclure dans vos factures figurent :

• La franchise en base de TVA : lorsque vous bénéficiez d’une franchise de TVA, ce détail doit être précisé sur la facture avec la mention « TVA non applicable article 293B du CGI ».   
• La mention Membre d’un Centre de gestion (CGA) ou d’une association de gestion agréé (AGA) : Elle doit figurer sur la facture si vous êtes une un CGA ou une AGA par la formule : « Membre d’une association agréée, le règlement des honoraires par chèque et carte bancaire est accepté ». 
• L’assurance : lorsque vous avez souscrit à une assurance professionnelle (Responsabilité civile, assurance décennale…) vous devez le mentionner sur la facture et prendre soin d’indiquer les coordonnées de l’assureur ainsi que la zone géographique de couverture.

Utilisez le bon outil de facturation pour faire vos factures

L’époque où l’élaboration des factures était un véritable casse-tête et devait être effectuée manuellement est révolue. Aujourd’hui grâce à la technologie, les choses sont rendues beaucoup plus simples pour les professionnels grâce aux outils de facturation. Ainsi pour l’édition et la gestion de vos factures, il est plus simple et pratique de recourir à un logiciel dédié. Mais bien sûr, vous pouvez aussi utiliser un outil de facturation en ligne ou un tableur Excel.    

Un logiciel de facturation 

Quasi indispensable pour les entreprises quelle que soit leur taille (Grande Entreprise, PME, micro-entreprise), cet outil permet une simplification de la facturation. Le logiciel de facturation vous permettra de saisir l’ensemble des mentions obligatoires avec plus de facilité et une marge d’erreur très faible. Il permet aussi et surtout d’automatiser l’émission des factures. Vous gagnez ainsi un temps précieux tout en ayant des factures conformes. 

Un outil de facturation en ligne

Pour la gestion de vos factures, vous pouvez également vous servir d’un outil de facturation en ligne. Gratuits ou payants selon les plateformes, ces outils offrent aux micro-entrepreneurs une solution pratique et économique pour faciliter leur édition, leur signature numérique, leur envoi, un suivi des encaissements, les relances et bien d’autres tâches encore.  

Réaliser vos factures à partir d’Excel

Si vous n’avez pas les moyens d’investir dans un logiciel de facturation, vous pouvez toujours le faire à partir d’Excel. Le tableur propose différents modèles de facturation sur lesquels vous pouvez vous appuyer et personnaliser pour éditer les factures de vos clients.

L’archivage et la conservation de vos factures

Sur support électronique ou papier, la facture doit demeurer parfaitement lisible pendant toute la durée légale de conservation. Conformément à l’article L123-22 du Code du commerce, le professionnel et l’acheteur doivent pouvoir les conserver pendant une durée minimale de 10 ans.

Dans le cas d’une facture sur papier, vous êtes tenus de numériser et conserver chaque exemplaire pendant une durée de 6 ans pour des besoins fiscaux. Quant aux factures électroniques, il est plus simple de les conserver sous leur forme numérique. Mais vous pouvez toujours en faire des imprimés physiques pour vos archives. 

Dans tous les cas, assurez-vous d’être en mesure de produire une copie physique de vos factures rapidement en cas de contrôle de l’administration ou pour éviter les litiges avec vos clients.    

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