Au moment de leur création, on exige de toutes les entreprises et de tous les professionnels exerçant une activité commerciale une inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS). Afin de justifier de cette immatriculation, il faut obtenir l’extrait K ou Kbis du tribunal de commerce compétent. Les étapes à suivre vous sont expliquées dans cet article.

Kbis : Qu’est-ce que c’est ?

Un extrait Kbis est un document qui prouve l’existence légale et juridique d’une entreprise commerciale ou d’une société. Il est ainsi le seul document constituant la preuve de l’existence légale d’une société. La production de ce document, payant, est effectuée par le greffe du tribunal de commerce dont relève l’entreprise.

Extrait du registre du commerce et des sociétés, il représente en quelque sorte la carte d’identité de l’entreprise. Le Kbis est un document obligatoire pour une entreprise.

Le K bis ou le L bis ?

Le document K vise les entreprises individuelles, à savoir les personnes physiques. A ce titre, il est notamment destiné aux auto-entrepreneurs. Il est dit L s’il concerne la création d’un établissement secondaire.

La délivrance du Kbis concerne l’établissement principal de l’entreprise. En revanche, pour la création d’établissements secondaires d’entreprises, le créateur de son entreprise recevra un autre document : le L bis. Les procédures relatives à l’obtention du Lbis sont identiques à celles de la délivrance des extraits Kbis.

A noter que les artisans et les professions libérales ne sont pas concernés par ce document.

Un extrait Kbis : à quoi sert-il pour l’entreprise ?

Cette pièce officielle est nécessaire pour de nombreuses procédures et actes juridiques ou même civils, tels que la candidature à un marché public, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la création d’un dossier fournisseur ou acquéreur dans une centrale d’achat professionnelle ou en cas de procès.

On peut également utiliser le Kbis comme preuve auprès de Pôle Emploi si l’entrepreneur a demandé une aide à la création d’entreprise.

Teneur de l’extrait Kbis

Le Kbis est un document d’information sur l’activité de l’entreprise qui comporte toutes les informations contenues dans le RCS.

De manière concrète, les extraits Kbis correspondent à de vraies cartes d’identité pour les entreprises, mentionnant non seulement les spécificités administratives mais aussi fonctionnelles de l’entreprise :

la dénomination du bureau d’enregistrement
le nom de l’entreprise (ainsi que son sigle et, le cas échéant, son enseigne)
le numéro d’identification (appelée auparavant numéro Siren) ainsi que le code NAF
le statut juridique (SARL, SA, SAS, SCI, etc.)
le capital social de la société
les coordonnées du siège social et du lieu principal d’activité de la société (mais aussi des éventuels établissements secondaires situés dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen)
la période de vie de la société telle que définie dans les statuts
le délai de constitution de la société
la domaine d’activité de la société
dénomination de domaine du ou des sites web de l’entreprise
les noms, prénoms, date de naissance, municipalité de naissance, pays et domiciliation des principaux dirigeants, mandataires sociaux et commissaires aux comptes
si besoin, les mentions des autorisations obligatoires pour les professions réglementées

Lorsque l’entreprise a subi des procédures collectives dans son histoire, telles qu’une procédure de sauvegarde ou un redressement judiciaire par exemple, ces états sont également indiqués dans le Kbis.

Ainsi, il est possible de trouver dans l’extrait Kbis, le numéro Siren qui est attribué à chaque entreprise lors de son immatriculation et permettant d’obtenir un avis de situation au répertoire Sirene. Cette démarche permet de rechercher des compagnies ou des établissements dans le répertoire d’identification des entreprises géré par l’INSEE. Cette fiche de renseignements sur les entreprises et les établissements rend ainsi possible la délivrance d’une carte d’identité qui renferme des informations importantes sur l’entreprise.

Cela témoigne de l’importance de la délivrance de l’extrait Kbis ainsi que des démarches à effectuer pour en faire la demande et l’obtenir.

Pour combien de temps l’extrait Kbis est-il valable ?

La durée de validité de l’extrait Kbis n’est pas spécifique, néanmoins, dans certains cas, il est demandé à l’entreprise de produire un extrait Kbis de moins de 3 mois. Quant à la production du premier extrait Kbis, le délai peut être de 4 à 5 jours. Vous pourriez donc obtenir votre extrait Kbis après un délai de 4, voire 5 jours.

Cette période est aussi valable si l’entreprise change de statut. Les extraits Kbis qui sont délivrés par la suite sont disponibles en quelques minutes ou quelques heures au plus tard.

Quel est le coût de l’obtention d’un Kbis ?

Les frais d’obtention d’un extrait K-bis sont officiellement fixés à 3,12 euros si vous le retirez au greffe. Ils sont de 4,06 euros en cas d’envoi postal et de 3,90 euros en cas d’envoi par e-mail ou de téléchargement. Quelques sites web le vendent à un prix plus élevé ou sous forme de forfait avec d’autres documents.

Comment obtenir rapidement l’extrait Kbis alors que celui-ci n’est pas gratuit ?

La procédure de délivrance de l’extrait Kbis est très simple. Vous devez vous rendre au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. Le greffier est en effet celui qui délivre et atteste l’extrait Kbis aux demandeurs.

La demande peut se faire en ligne en renseignant votre numéro SIREN, la dénomination de votre société ou son sigle.

Par le biais du service en ligne, le demandeur peut souscrire pour recevoir périodiquement et automatiquement l’extrait Kbis. Elles sont libres de définir la fréquence de réception et dans ce cas. Les extraits Kbis leur parviennent automatiquement par courrier.

Dès que l’inscription est effectuée, le tribunal de commerce transmet l’extrait Kbis au représentant de la société, qui vous l’envoie ensuite.

Obtention d’un extrait Kbis sur le site Infogreffe

Il est désormais possible, notamment grâce à Internet, de se procurer un Kbis en ligne, soit à partir du site du tribunal de commerce dont l’entreprise dépend, soit directement sur le site d’Infogreffe.

Quelques sites semblent promettre un Kbis gratuit. Hormis les sites qui n’utilisent cet argument que pour attirer la clientèle, on trouve des sites qui fournissent les informations qui figurent sur le Kbis (et qui peuvent être facilement obtenues sur le web) sans pour autant constituer un Kbis officiel, quoique présenté comme tel.

Par ailleurs, il existe des systèmes qui permettent d’acquérir gratuitement un extrait K-Bis, en contrepartie des données personnelles du demandeur. La vente de ces données permet à ces systèmes de générer des revenus et de financer l’achat du K-Bis.

De toute façon, méfiez-vous des offres gratuites de K-bis et privilégiez le système officiel, le seul reconnu et qui est également en mesure de vous proposer la dernière version des éléments nécessaires.

Que faire pour obtenir un extrait Kbis pour auto-entrepreneurs ?

La certification Kbis ne vise que les personnes morales. Les travailleurs indépendants prouvent leur existence légale en utilisant un « extrait K ». L’extrait K renferme les mêmes informations que l’extrait Kbis, mais ne constitue pas un acte authentique signé par le greffier du tribunal.

En ce qui concerne les personnes physiques, il est appelé L pour l’établissement secondaire.

Un exemplaire vous est remis lors de votre déclaration de création d’entreprise. Ultérieurement, il est possible de demander d’autres extraits K sur le site infogreffe.

Pour une entreprise individuelle, comment obtenir un Kbis ?

Les entrepreneurs individuels (EI) et les établissements individuels à responsabilité limitée ne sont pas visés par le Kbis. Ils reçoivent un exemplaire de l’extrait K. En cas d’égarement de votre copie ou si celle-ci date de plus de trois mois, il suffit d’en demander une nouvelle sur le site d’Infogreffe.

Le Kbis artisan, comment faire ?

En effet, un artisan n’exerce pas d’activité à caractère commercial et n’est en conséquence pas concerné par le Kbis. Toutefois, après leur immatriculation au Répertoire des métiers (RM), ils bénéficient d’un extrait D1.

Que faire pour obtenir un Kbis destiné à une association ?

Comme les associations n’ont pas, a priori, une vocation commerciale, ces dernières ne sont pas concernées par le Kbis. En revanche, il est envisageable qu’elles en aient un lorsqu’elles émettent des obligations ou des titres de créances négociables. Elles peuvent également effectuer des opérations de change manuel de manière régulière.

L’accompagnement d’un avocat lors de la création de votre entreprise est recommandé préalablement. Ce dernier pourra vous apporter une appréciation juridique personnelle et adaptée à votre projet.

Comment obtenir un extrait K-bis ?